Huishoudelijk Reglement van de VBOV vzw

Structuur en werking van de organisatie

Tijdens de Algemene Vergadering (AV) van de Vlaamse Beroepsorganisatie van Vroedvrouwen (VBOV vzw) op 9 september 2017 is er gestemd worden op kandidaten voor de Raad van Bestuur, Dagelijks Bestuur en de vier mandaten, namelijk voorzitter, ondervoorzitter, secretaris en penningmeester. De effectieve mandaten werden gestemd in de RVB van 9 januari 2018. De stemronden zijn statutair correct verlopen. De resultaten werden bekend gemaakt via onze communicatiekanalen.

Opmerking : voor de vlotte leesbaarheid van het document wordt VBOV opgenomen en niet telkens VBOV vzw. VBOV doelt uiteraard wel naar de officiële organisatie VBOV vzw.

Om meer inzicht te krijgen, lichten we de werking van de organisatie toe.

De Algemene Vergadering (AV) is het hoogste beslissingsorgaan van de VBOV. De AV geeft mee richting aan de organisatie, neemt beslissingen omtrent statuten, lidmaatschap en keurt de jaarrekening en begroting goed. Elk lid van de VBOV kan toetreden tot de AV en kan zich aanmelden via info@vroedvrouwen.be. De AV bestaat uit de Raad van Bestuur (RVB) en leden die zich hiervoor wensen te engageren. Er wordt jaarlijks een oproep gedaan naar alle leden om lid te worden van de AV.

  • De AV vergadert 2x per jaar.
  • Er wordt minimum 1 x aanwezigheid per jaar gevraagd.

De Raad van Bestuur (RVB) heeft tot taak beleidsvoorbereidend werk te leveren, zodat het DB dit verder kan uitwerken. De RVB wordt op de hoogte gehouden van de werking van de organisatie. In de RVB zitten afvaardigingen van de verschillende VBOV werkgroepen alsook afvaardigingen van vroedvrouwen in raden en commissies, zoals Federale Raad van Vroedvrouwen, het Federaal Borstvoedingscomité, RIZIV, Belgian Midwives Association (BMA), European Midwives Association (EMA), International Confederation of Midwives (ICM) en andere.  De werkgroepen en RVB werken nauw samen en geven elkaar input. De afvaardiging vanuit de werkgroepen hoeft niet de voorzitter van de werkgroep te zijn, maar deze dient wel een mandaat te krijgen.

  • De RVB vergadert 6x per jaar.
  • Als lidmaatschap RVB wordt minimum 3x per jaar aanwezigheid gevraagd.
  • Volgens de statuten worden maximum 26 leden worden toegelaten.  

Het Dagelijks Bestuur (DB) heeft tot taak de opvolging van de dagelijks werking en verdere uitdieping van de beleidsbeslissingen uit de RVB uit te werken of te sturen. Indien nodig richt het DB ad hoc werkgroepen op om specifieke agendapunten van de organisatie uit te werken.

  • Het DB vergadert 1x per maand.
  • Er wordt een groot engagement gevraagd. Afwezigheid bij overmacht.
  • Het DB telt maximaal 10 leden, waarvan 4 vroedvrouwen met een specifiek mandaat

(voorzitter, ondervoorzitter, secretaris en penningmeester) en 6 vroedvrouwen uit de RVB.

De Dagelijkse Werking (DW) doet de opvolging van de dagdagelijkse van het secretariaat en de werking van de organisatie. De DW staat in nauw contact met de betaalde krachten van de organisatie, namelijk de secretaresse, de communicatiemedewerker, de wetenschappelijke medewerker en de hoofdredacteur.

  • De DW vergadert 1x per maand en staat nauw in contact met het secretariaat.
  • De DW bestaat uit de 4 mandaten, voorzitter, ondervoorzitter, secretaris en penningmeester.
  • Algemene
  • Vergadering
  • Raad van
  • Bestuur

Afspraken i.v.m. het beogen van een vlotte werking

Artikel 1

Tijdens de legislatuurwissel werden een voorzitter, ondervoorzitter, een secretaris en een  penningmeester gekozen door de RVB. Na een periode van vier jaar zijn deze mandaten

opnieuw verkiesbaar.

Artikel 2

Het DB komt maandelijks samen. Elke twee maanden wordt daarbij de RVB uitgenodigd. De datum en uur van de  vergaderingen worden voor het voorjaar vastgelegd in december en voor het najaar in juni  en dit via een doodle.

Twee keer per jaar wordt de AV samengeroepen.

De vergaderingen vinden plaats op verschillende locaties in onderlinge afspraak.

Artikel 3

Dagelijks is er mailopvolging. Elk lid van het DB heeft haar eigen expertise.  Voor de dagelijkse opvolging worden de voorzitter, ondervoorzitter, secretaris en penningsmeester geconsulteerd. Personeelszaken worden binnen de vier mandaten opgevolgd en besproken. In geval van uitzonderlijke situaties worden beslissingen door het DB en indien nodig bij uitbreiding door de RVB genomen.

Artikel 4

Er zijn twee bevestigingen van de DW nodig om een bepaalde publicatie op de site op te nemen. Bij onderwerpen waar de expertise nodig is van andere leden van het DB worden deze geraadpleegd en wordt het advies van de leden meegenomen in de uiteindelijke beslissing.

Artikel 5
Elk lid van het DB / RVB en AV heeft zijn / haar expertise. Deze expertise wordt ingezet om de VBOV te versterken en het beroep van vroedvrouw kwaliteitsvol te verankeren in onze samenleving. Er wordt met respect omgegaan met de inbreng van alle leden. Aan de hand van een constructief overleg , rekening houdend met de meest recente evidence based informatie, worden argumenten uitgewerkt om tot een consensus te komen dat respect heeft voor moeder en kind als partner in de zorg en voor de expertise van de vroedvrouw binnen haar terrein .

Artikel 6

Het is mogelijk om via elektronische consultatie tot een besluit te komen waarbij het DB in eerste raadpleging en met een conclusie van het DB ook de RVB of de AV  kan worden geraadpleegd. In deze elektronische consultatie wordt een einddatum vermeld. Na deze einddatum wordt de uiteindelijke conclusie van de raadpleging teruggekoppeld naar de betrokken groep.

Artikel 7      Organisatie van de vergadering

  • De voorzitter leidt de debatten. In haar/zijn  afwezigheid worden de debatten geleid door de ondervoorzitter.
  • Indien de voorzitter het acht, kan zij/hij een einde maken aan de beraadslaging. In dit geval kan het agendapunt op een eerstvolgende vergadering opnieuw behandeld worden en is er tijd om het agendapunt ten gronde voor te bereiden.
  • In uitzonderlijke situaties kan beslist worden om de vergadering te annuleren.
  • De VBOV kan geldig vergaderen als de voorzitter ( of bij afwezigheid de ondervoorzitter) en nog minstens drie andere leden aanwezig zijn. De VBOV beslist bij discussiepunten, bij gewone meerderheid van stemmen, uitgebracht door de stemgerechtigde leden die aanwezig zijn.   Elk effectief en toegetreden lid heeft volwaardig stemrecht. De ledenlijsten liggen ter inzage in het secretariaat.
  • Bij stemming geldt de verdeling van stemrecht zoals opgesteld in de statuten. Bij gelijkheid van stemmen is de stem van de voorzitter beslissend. Een stemming zal pas plaatsvinden indien er in onderling overleg niet tot consensus kan gekomen worden. Het is een streven van de VBOV om door een geargumenteerd gesprek tot een consensus te komen.
  • De voorzitter maakt een voorstel van agenda voor de vergadering klaar en nodigt de leden uit agendapunten toe te voegen.
  • Bij de variaronde kunnen een aantal diversen aan bod komen. Mogelijks worden deze verdaagd naar de volgende vergadering, afhankelijk van het tijdsverloop en de prioriteiten.
  • De voorzitter verstuurt de uitnodigingen voor de vergaderingen zoals in de statuten bepaald.
  • De secretaresse van de VBOV (of de secretaris bij mandaat) stelt het verslag op. Zij bevatten de namen van alle aanwezigen, afwezige en verontschuldigde leden; de goedkeuring van vorig verslag en daarbij de eventuele wijzigingen; een beknopt verslag van de besprekingen en discussies met een overzicht van de besluiten waartoe deze hebben geleid en het resultaat indien er stemmingen hebben plaats gevonden. Er wordt niet ( behalve bij uitdrukkelijk verzoek) melding gemaakt van de naam van de leden die tijdens de besprekingen zijn tussengekomen, noch van de wijze waarop tot een conclusie werd gekomen.
  • De briefwisseling vanuit de VBOV wordt ondertekend door de voorzitter.
  • Relevante briefwisseling gericht tot de VBOV wordt tijdens het DB doorgenomen.

Artikel 8

Ook niet vroedvrouwen  die door de VBOV worden uitgenodigd mogen de werkgroepvergaderingen, bestuursvergadering en de AV bijwonen op voorwaarde dat ze hun identiteit en hun hoedanigheid voor de vergadering aan de voorzitter kenbaar maken. (vb. als deskundigen worden uitgenodigd of leden van andere organisaties waarbij een overleg noodzakelijk is).  Deze externen kunnen dan een volledig of een relevant deel van het overleg meevolgen en hun expertise wordt meegenomen in de besluitvorming.

Artikel 9

De VBOV kan op initiatief van de voorzitter een buitengewone vergadering bijeenroepen dit zowel van de DW/ DB/ RVB/ AV. De VBOV komt eveneens bijeen op schriftelijk verzoek van minstens één vijfde van haar leden DW/ DB/ RVB/ AV. De vraag moet aan de voorzitter gericht zijn.

Artikel 10

Dit reglement is opgesteld voor vier jaar (2018 – 2021 ) en heeft als doel een vlotte werking te realiseren. Dit reglement dient niet gepubliceerd te worden maar is een interne leidraad voor de goede werking. Dit reglement wordt aan de AV ter goedkeuring voorgelegd. Elke wijziging aan dit reglement wordt door minstens drie leden van de VBOV voorgesteld. Een statutair correct georganiseerde AV beslist over een eventuele wijziging.

Goedgekeurd door de AV van 15 maart 2018.

Download het huishoudelijk reglement van de VBOV vzw