Vlaamse Beroepsorganisatie van Vroedvrouwen (VBOV vzw) zoekt een administratief medewerker (M/V/X) – vervangingscontract start 1/05/2019

Vlaamse Beroepsorganisatie van Vroedvrouwen (VBOV vzw) zoekt een administratief medewerker (M/V/X) – vervangingscontract start 1/05/2019

De administratief medewerker (M/V/X) wordt door het dagelijks bestuur van de beroepsvereniging aangestuurd en werkt nauw samen met de communicatiemedewerker en de hoofdredacteur.

Functieomschrijving

- Vervullen van de secretariaats- en onthaalfunctie
- Beoordelen, beantwoorden en doorsturen van telefoonoproepen/e-mails
- Uitvoeren algemeen administratief werk op het secretariaat (klassement, bestellen kantoormateriaal, …)
- Bijwerken en updaten van bepaalde onderdelen van de website en social media
- Bieden van secretariële ondersteuning aan de verschillende werkgroepen binnen de beroepsorganisatie
- Coördineren en mee-organiseren van bijscholingen in de vorm van het zoeken naar gepaste accommodatie, catering, contacten met de sprekers, …
- Invoeren van gegevens in ledendatabank en deze up-to-date houden
- Opmaken en verwerken van correspondentie, verslagen en notities:

  •    voorbereiden vergaderingen door middel van het ordenen, selecteren, bewerken en verwerken van relevante informatie
  •    notuleren tijdens de vergadering van de raad van bestuur en de algemene vergadering en opmaken van het verslag
  •    beoordelen inkomende mail en post op het belang van overleg of besluitvorming en deze zelfstandig afhandelen waar mogelijk
  •    zelfstandig opstellen en verwerken van correspondentie aan de hand van summiere aanwijzingen

- Verwerken van financiële gegevens:

  •    doet de boekhouding en wordt hierbij ondersteund door een extern erkend boekhoudkantoor
  •    maakt facturen op
  •    zorgt samen met de penningmeester voor het correct en tijdig verwerken van betalingen

Profiel

- Bachelor of master diploma (master is een meerwaarde)
- Relevante ervaring is gewenst
- Flexibiliteit
- Gemotiveerd, leergierig
- Gevoel voor verantwoordelijkheid
- Zin voor organisatie, punctueel en efficiënt
- Zelfstandig en alleen kunnen werken (een belangrijk percentage van de tijd wordt het secretariaat in Antwerpen door jou alleen bemand)
- Klantvriendelijk en discreet
- Proactieve en dienstverlenende capaciteiten
- Goede, duidelijke en verzorgde communicatievaardigheden
- Ordelijkheid en nauwkeurigheid voor het op correcte wijze verwerken van gegevens
- Organisatorische vaardigheden voor het organiseren van het werk binnen het secretariaat van de vereniging en/of het organiseren van externe vergaderingen en bijscholingen
- Integriteit bij het verwerken van vertrouwelijke gegevens (o.a. persoonsgegevens)
- Goede kennis van Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, …)
- Kennis van boekhouding
- Zeer goede kennis Nederlands, basiskennis Engels en Frans

Aanbod

- voltijdse betrekking - uren bespreekbaar in onderling overleg - flexibel
- Coaching wordt voorzien
- Contract van bepaalde duur - vervangingscontract
- Loonschaal volgens wettelijk barema bachelor (of master)niveau 
- Een zeer gemotiveerd vrijwilligersteam waarmee wordt samengewerkt in een dynamische organisatie

 

Startdatum : 1 mei 2019

Vermoedelijke einddatum: 31 maart 2020

Vestigingsplaats: Secretariaat, Haantjeslei 185/01, 2018 Antwerpen

Motivatiebrief en CV per email richten aan Mevr. Marlene Reyns  ten laatste op 10 april 2019 via info@vroedvrouwen.be.
Sollicitatiegesprekken zullen doorgaan in de voormiddag van vrijdag 12 april.

Indien u nog bijkomende informatie wenst, geeft u gerust een seintje via 03/218.89.67 of info@vroedvrouwen.be Ten laatste 10 april mag u van ons een bericht verwachten of u al  dan niet weerhouden bent voor een eerste gesprek half april.