Deadline van de vacature
Organisatie
Vlaamse Beroepsorganisatie van Vroedvrouwen
Functie
Administratief medewerker
Regio
Antwerpen
De administratief medewerker (M/V) wordt door het dagelijks bestuur van de beroepsvereniging aangestuurd en werkt nauw samen met de huidige administratief medewerker, boekhouder, de communicatiemedewerker wetenschappelijk medewerker en de hoofdredacteur.
Functiebeschrijving
- Vervullen van onthaalfunctie in het secretariaat.
- Beantwoorden, beoordelen en doorsturen van telefoonoproepen.
- Opnemen van administratieve taken op het secretariaat o.a. klasseren van documenten, bestellen kantoormateriaal, …
- Bijwerken en updaten van bepaalde onderdelen van de website en social media in samenwerking met de communicatiemedewerker.
- Administratieve ondersteuning bieden aan de verschillende werkgroepen binnen de beroepsorganisatie.
- Coördineren en mee-organiseren van bijscholingen: zoeken naar aangepaste accommodatie, catering bespreken, contacten met de sprekers, …
- Opmaken en verwerken van correspondentie, verslagen en notities -
voorbereiden van vergaderingen door middel van het ordenen, selecteren, bewerken en verwerken van relevante info.
- Beoordelen van inkomende mail en post op het belang van overleg of besluitvorming en zelfstandig afhandelen waar mogelijk.
- Notuleren tijdens de vergadering van de raad van bestuur en de algemene vergadering en verslagen maken.
- Zelfstandig correspondentie opstellen en verwerken correspondentie aan de hand van summiere aanwijzingen.
- Verwerken van financiële gegevens : nauw samenwerken met de boekhouder, door wie hij/zij wordt aangestuurd.
- Zorgen voor de financiële verwerking van gegevens (facturen, boekingen).
- Opstellen van facturen binnen de vastgestelde begroting en controleren van de betalingen in samenwerking met de penningmeester van de beroepsorganisatie.
- Samen met de penningmeester en boekhouder zorgen voor het correct en tijdig verwerken van betalingen.
Gewenst profiel
- Je bent in het bezit van een bachelor diploma.
- Je hebt relevante ervaring.
- Je bent flexibel
- Je bent gemotiveerd en leergierig.
- Je hebt gevoel voor verantwoordelijkheid en neemt alle taken op die tot de functie behoren.
- Je hebt zin voor organisatie, bent punctueel en efficiënt.
- Je kan zelfstandig werken maar ook constructief samenwerken.
- Je bent klantvriendelijk en discreet.
- Je hebt proactieve en dienstverlenende capaciteiten.
- Je communiceert helder en gestructureerd en aangepast aan de doelgroep.
- Je werkt nauwgezet en levert overzichtelijk werk en gegevens af en ontwikkelt controlesystemen om fouten te vermijden
- Je beschikt over organisatorische capaciteiten.
- Je pakt de zaken effectief en efficiënt aan.
- Je bent integer.
- Je gaat correct om met vertrouwelijke, gevoelige en persoonlijke informatie.
- Je hebt een basiskennis van boekhouding.
- Je Nederlands is perfect.
- Je kennis van het Frans is een belangrijke meerwaarde.
- Je hebt een goede kennis van Engels.
- Je hebt een goede kennis van de toepassing van relevante applicaties en automatiseringspaketten (Word, Excel, …).
Aanbod
- 50 % jobtime met het oog op duurzame samenwerking.
- Contract van onbepaalde duur.
- Loonschaal volgens wettelijk barema bachelorniveau/13de maand.
- Een zeer gemotiveerd vrijwilligersteam waarmee kan samengewerkt worden in een dynamische organisatie.
Startdatum : 1 maart 2021
Vestigingsplaats: Antwerpen
Motivatiebrief en CV per email (info@vroedvrouwen.be) richten aan Mevr. Marlene Reyns ten laatste op 30 januari 2021